Automatiser les documents avec OCR et validation
Un système documentaire peut recevoir un fichier, extraire les champs utiles, reconnaître sa catégorie, vérifier des règles simples puis préparer la prochaine action. NOVENZA relie cette chaîne aux dossiers, outils de signature, logiciels de gestion ou bases de données déjà utilisés. Les exceptions et documents sensibles restent visibles par une personne, avec un historique des contrôles et des validations. Le périmètre est testé sur des documents représentatifs avant activation.
Le problème opérationnel
Factures, devis, contrats et pièces administratives arrivent dans plusieurs formats. Les équipes recopient les données, renommant et classant les fichiers avant de relancer manuellement chaque validation.
Les entreprises concernées
Équipes administratives, financières, commerciales, RH ou opérationnelles qui traitent des volumes récurrents de documents et souhaitent réduire les ressaisies sans perdre la maîtrise des contrôles.
Ce que nous automatisons
- OCR et extraction de champs
- Classification documentaire
- Génération de devis et contrats
- Circuit de validation et signature
- Archivage, relances et mise à jour des systèmes
Comment le système fonctionne
- Document reçu
- Extraction
- Contrôle des règles
- Validation humaine
- Classement ou action
Outils et intégrations
Microsoft 365 · Google Workspace · Dropbox · Outils de signature électronique · ERP et CRM · Bases de données · API documentaires
Validation humaine et sécurité
Les seuils de confiance, données obligatoires et exceptions déterminent quand le système poursuit ou demande une vérification humaine.
Exemple de fonctionnement
Une équipe de services B2B peut extraire les informations d’un bon de commande, les rapprocher d’un dossier existant puis préparer la facture et son circuit de validation.
Déploiement progressif
- Collecter des exemples représentatifs
- Définir champs et exceptions
- Tester sur un lot contrôlé
- Connecter progressivement les actions
Sécurité et traçabilité
Les documents peuvent être isolés par client ou dossier. Les droits, durées de conservation, traces d’accès et prestataires externes sont cadrés avant le traitement.
Questions fréquentes
L’OCR fonctionne-t-il sur tous les documents ?
La qualité dépend du format, de la lisibilité et de la variété des modèles. Un test sur des exemples réels est nécessaire.
Le système peut-il signer seul ?
Une signature ou validation engageante reste déclenchée selon les permissions et contrôles définis.
Proposez-vous un archivage certifié ?
Nous pouvons intégrer un prestataire adapté, sans présenter NOVENZA elle-même comme tiers archiveur certifié.